MET ONLINE VERGADERPLATFORMS HOUDT U UW CLUB BIJ ELKAAR

Lees hier hoe leden van bestaande online Kiwanis-clubs in het verleden vergaderingen hebben geleid. Ook vindt u hier tips om zo veel mogelijk uit uw online clubvergaderingen te halen.

Door Vicki Hermansen

Sommige Kiwanis-clubs vergaderen al een paar jaar online. Tijdens de coronacrisis hoeven ze geen enkele vergadering over te slaan in verband met de anderhalvemeter-regel.

De eKiwanis-club van Greater Chicago in de Amerikaanse staat Illinois houdt om de maand een fysieke bijeenkomst; andere bijeenkomsten worden gehouden via een conference call. De club heeft een aantal mogelijkheden voor online bijeenkomsten.

De Kiwanis-club van Friends Across Borders Jamaica in het district Oost-Canada en het Caribisch gebied heeft leden in de Verenigde Staten, Jamaica en het oostelijk Caribisch gebied. De club vergadert elke maand online door middel van GoToMeeting.

En de Coastal Valley Cyber Kiwanis-club in Californië is al een online club sinds 2008.

“Het begon omdat veel zakenmensen, leraren en anderen niet zomaar vrij kunnen nemen, zelfs niet in de middagpauze, om naar een Kiwanis-bijeenkomst te gaan,” zegt Marie Banuelos, de president van de club. “Enkele van onze meest betrokken leden waren huismoeders die thuis voor hun kinderen zorgden en dus niet zomaar weg konden gaan.”

Met de online platforms die er nu zijn, is het gemakkelijk om contact te maken. En hoewel de bijeenkomsten online plaatsvinden, zijn de clubs nog steeds actief in de gemeenschap. Leden van de eKiwanis-club van Greater Chicago doen twee tot drie projecten per maand, waaronder vrijwilligerswerk bij voedselbanken, in verpleeghuizen en in de daklozenopvang en geven op feestdagen cadeautjes aan gezinnen.

“Wij gebruiken FreeConferenceCall.com; daarvoor kun je gratis een account aanmaken,” vertelt Jennifer Roeslmeier, president van de club. Zij is manager digitale marketing en branding bij een softwarebedrijf en is dus vertrouwd met het gebruik van technologie.

Volgens Roeslmeier kunnen er maximaal 1000 deelnemers meedoen aan zo’n gratis telefonische vergadering. Ook biedt het platform de mogelijkheid om een computerscherm te delen.

“Als je beeld wilt delen, kun je je clubgenoten een link sturen waarmee ze jouw scherm kunnen zien op hun eigen apparaat,” vertelt ze, en ze voegt daaraan toe dat ze deze mogelijkheid weleens gebruikt heeft voor bestuursvergaderingen.

Roeslmeier vertelt dat haar club ook gebruikmaakt van GoToMeeting voor videochats en van plan is deze app ook te gebruiken voor de eerstvolgende bestuursvergadering.

“Dit is een handige service; je hebt de mogelijkheid om te videochatten én je kunt je scherm delen. Als je al een account hebt bij GoToMeeting, is dit een handige optie. Zoom is een gratis service met dezelfde functionaliteiten: videochat en je scherm delen,” zegt Roeslmeier. Nog een mogelijkheid is Skype.

Volgens Paulette Kirkland, president van de Kiwanis-club van Friends Across Borders, is het platform GoToMeeting heel geschikt voor de bijeenkomsten van haar club, zoals maandelijkse ledenvergaderingen, bestuursvergaderingen en commissievergaderingen.

Banuelos van de Costal Valley Cyber Kiwanis-club vertelt dat haar club bij de oprichting gebruik heeft gemaakt van het groeiende aantal mogelijkheden om online te communiceren.

“Na twaalf jaar zijn onze leden gewend aan online bijeenkomsten. Nieuwe leden passen zich gemakkelijker aan dan oudgedienden van gewone clubs,” zegt ze. “We moeten geduld hebben.”

Richtlijnen voor clubleden opstellen en een agenda aanhouden, dat is nodig om een succesvolle vergadering te kunnen houden. Daarover zijn ze het eens. Volgens Roeslmeier lijkt een online bijeenkomst op een persoonlijke ontmoeting, en volgens Banuelos is de maaltijd het enige wat ontbreekt.

Hier zijn hun tips voor een effectieve online vergadering:

  • Zoek een gebruiksvriendelijk platform en geef instructies voor het gebruik.
  • Test dit uit vóór de eerste vergadering.
  • Breng de leden op de hoogte van de datum en het tijdstip van de vergadering.
  • Stel een agenda op en houd u daaraan. Houd de vergadering kort maar krachtig, zodat de deelnemers niet afdwalen.
  • Begin op tijd. Open de video- of telefoonlijn ten minste tien minuten voordat de vergadering begint.
  • Zorg dat iedereen de voorzitter kan horen en zien, evenals het gedeelde scherm, voordat de vergadering begint.
  • Geef de deelnemers uitleg over de knop om het geluid te dempen.
  • Vertel de leden dat ze niet verplicht zijn hun camera te gebruiken voor videobijeenkomsten.
  • Wijs een gespreksleider aan. Vraag deze persoon rustig te spreken, omdat de deelnemers zich misschien wat onwennig voelen tijdens de eerste vergaderingen.
  • Houd de eerste vergadering kort, zodat de leden kunnen wennen aan deze technologie.
  • Probeer te beginnen met een activiteit of een leuke herinnering in verband met Kiwanis om de leden erbij te betrekken.

Misschien kunt u een gastspreker of een andere Kiwanis-club uitnodigen om mee te doen aan het gesprek. Dit is een goede gelegenheid om in contact te komen met mensen van andere Kiwanis-clubs, die u normaal gesproken niet zou ontmoeten. Dat kunnen ook clubs zijn uit andere delen van het land of zelfs uit het buitenland.


 

Submit a comment

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s